Lors de la crise sanitaire, la distanciation sociale a été une solution largement adoptée pour lutter contre la propagation bactériologique. Tous les lieux de vie ont pris des mesures pour limiter la densité de population. C’est également le cas des bureaux qui doivent s’adapter.

C’est un challenge pour les grandes entreprises qui doivent proposer des solutions concrètes garantissant à leurs nombreux employés des conditions de travail sûres.

C’est un challenge également pour les espaces de coworking dont le business modèle repose sur le taux d’occupation.

Des mesures d’éloignement déjà prises dans les bureaux


Les espaces de coworking ont réagi très tôt en mettant en place des plans de déconfinement drastiques impliquant l’éloignement des tables et la diminution des places en salles de réunion.

Les entreprises ont également mis en place des mesures de sûreté comme des plaques de plexiglas entre les bureaux et à l’accueil visiteur, des marquages au sol et des plans de circulation dans le bâtiment. Néanmoins, cela reste difficile à appliquer partout. Aux heures de rush, les ascenseurs sont souvent pris d’assaut. Dans les espaces de convivialité en particulier, comme la machine à café ou la cafétéria, la distanciation sociale est difficile à tenir.

La solution la plus simple est d’avoir moins de personnes au mètre carré, c’est-à-dire de réduire la densité dans les bureaux. Comment faire ? Certaines entreprises fonctionnent par rotation de présence dans les équipes. Elles invitent à poursuivre autant que possible les visios conférences et les appels téléphoniques plutôt que les rendez-vous physiques. Cependant les espaces de coworking, qui ont une fréquentation en partie aléatoire de leurs locaux, doivent faire face à un enjeu de taille.  
Une autre solution serait d’avoir un système de contrôle d’accès pilotable à distance et faisant état de l’historique de passage dans le bâtiment.

Le gestion du taux d’occupation par un système de contrôle d’accès

Le contrôle d’accès permet aux gestionnaires de lieux (bâtiments, bureaux ou espaces de coworking) de distribuer certains accès à certaines personnes à certains moments . Ainsi, l’occupant peut ouvrir une porte d’entrée, une porte de réunion ou actionner un ascenseur grâce à un badge ou directement via une application sur son smartphone. Welcomr est un exemple de fournisseur de contrôle d’accès particulièrement bien adapté aux enjeux et aux problématiques des espaces de coworking.

Un contrôle d’accès permet, en cas de situation exceptionnelle, de restreindre l'accès à un bâtiment pour les utilisateurs non nécessaires. Sauf exception, l’espace de coworking ou les bureaux restent fermés.

Une solution plus souple est de gérer les accès à l’intérieur du bâtiment pour limiter les regroupements et les déplacements non nécessaires. C’est très utile dans les grandes entreprises dont les départements se déploient sur plusieurs étages. Les collègues ont l’habitude de se déplacer pour aller échanger de vive voix avec d’autres collègues. Une solution de contrôle d’accès permet de limiter temporairement l’accès d’un employé à l’entrée principale et à l’étage de son bureau par exemple. Ainsi, ce sont moins de personnes dans les couloirs et moins de personnes autour d’une même table.

Enfin, et les espaces de coworking peuvent adopter cette solution, il est possible de créer des chemins d’accès parallèles. Si un lieu dispose de plusieurs accès, il est possible d’actionner l’ouverture de l’entrée A pour ceux qui ont leurs bureaux à proximité et au contraire donner à ouvrir l’entrée B pour ceux situés à l’autre bout de l’espace.

Bien sûr, gérer les accès ne réduit pas complètement le problème d’une trop forte densité de personnes présentes dans l’espace de coworking.

Comptabiliser le nombre d’occupants

L’idéal serait de pouvoir limiter le nombre de personnes présentes en même temps dans l’espace.

À noter que les systèmes de contrôle d’accès mesurent seulement les entrées. Le code du travail français interdit en effet d’utiliser les données des systèmes de contrôle d’accès comme pointeuse du temps de travail des employés. Ainsi, pour éviter cette exploitation des données, les systèmes de contrôle d’accès ne mesurent que les entrées dans le bâtiment et pas les sorties. Échappent à cette contrainte les IGH (Immeuble de Grande Hauteur) et les ERP (Établissement Recevant du Public). Un espace de coworking peut parfois être classifié comme ERP.

Les systèmes de contrôle d’accès restent d’excellentes solutions pour anticiper l’affluence. Par exemple, l'interface d'administration de Welcomr expose un suivi en direct de l’activité d’un bâtiment. Le gestionnaire du lieu peut exporter les données brutes et analyser son pic de fréquentation, réaliser des statistiques pour mieux anticiper une densité trop forte dans ses locaux. Par exemple, il peut comparer le nombre d’entrées à un temps t par rapport à la moyenne des entrées au même horaire. Si c’est largement plus élevé, cela l’alerte sur une densité à venir trop importante. Il peut alors prendre les mesures nécessaires.

Un challenge pour les espaces de coworking : conserver la rentabilité en préservant les coworkers du risque sanitaire

Le Covid Impact Report de Coworkintel, rendu en mai 2020 et mené sur plus de 300 espaces de coworking en Europe, présente des résultats intéressants sur le sujet. L’étude montre que le taux d’occupation tourne autour de 75% pour les espaces flexibles qui sont ouverts depuis au moins 4 ans. Le business modèle de ces établissements réside en effet sur un taux de remplissage élevé, atteint grâce à une mixité de membres permanents et de visiteurs occasionnels. Ce modèle économique atteint ses limites en cas de nécessité de distanciation sociale. Comment s’adapter ?

Si le nombre de présents en même temps dans un même espace est limité, il est possible d’augmenter leurs occasions d’achats. Certains espaces de coworking diversifient leur offre et proposent des services complémentaires : restauration, cours de yoga, conciergerie, service de stockage de colis comme à La Filature en Normandie ou même une boutique de produits pour le bureau comme au HQ à Tours.

Cela participe à la convivialité du lieu, garantit la sûreté des présents et dynamise le chiffre d’affaires.


Une adaptation nécessaire pour les entreprises : vers des solutions flex-office et multi-sites

Les grandes entreprises se posent la question de la nécessité de locaux dédiés. Un bail représente d’importantes charges et un engagement sur plusieurs années sans souplesse.

La généralisation du travail à distance pendant le confinement a rebattu les cartes. Les entreprises évaluent des alternatives pour aller vers plus de flexibilité.

Adopter une politique de télétravail à la carte, ne plus obliger l’employé à se rendre quotidiennement au bureau diminue de fait la densité sur le lieu de travail et le nombre de mètres carrés nécessaires. C’est une solution souvent adoptée par les startups. Cependant, le télétravail pose la question de la sécurité des données. Plus d’infos ici : Sûreté, contrôle d'accès et cybersécurité en confinement COVID-19

Avoir plusieurs points d’ancrage plutôt qu’un seul bureau est une option qui peut séduire les entreprises. Un sondage BVA pour la presse régionale, publié en juin 2019, révèle que le temps de trajet moyen domicile-travail est de 44 minutes pour les actifs et étudiants en Ile-de-France. Rapprocher le bureau du domicile est dans l’air du temps. En dehors du confort de vie pour l’employé, le dirigeant d’entreprise y voit une façon de diminuer les risques sanitaires car il regroupe moins de personnes au même endroit. Plus d’infos ici : L'immobilier de bureau à l'heure de la crise sanitaire : vers une nouvelle transformation de nos environnements de travail.

Enfin, certaines entreprises font même le choix d’encore plus de flexibilité en louant des bureaux partagés dans des espaces de coworking. En cas de situation imprévue, poser un préavis de départ et résilier son contrat de location prendra quelques mois à la différence d’un bail engageant l’entreprise locataire sur plusieurs années. Les espaces de coworking louant à des entreprises proposent en général un haut niveau de services associés. Enfin, ils sont souvent sensibles à fournir des connexions internet rapides et plus sécurisées que celles du domicile privé. C’est le cas par exemple de La Filature en Normandie qui loue des bureaux privés à des grands groupes.


Conclusion


Le taux d’occupation du lieu de travail est un sujet qui occupe les dirigeants d’espaces de coworking comme les gestionnaires immobiliers et les directeurs des moyens généraux des grandes entreprises. Une bonne organisation, plus de flexibilité et l’appui des systèmes de contrôle d’accès sont des solutions concrètes pour contenir l’affluence. De nombreuses initiatives d’aménagement d’espaces vont probablement émerger de ce contexte. Ce qui est sûr, c’est que nous n’aurons plus la même façon d’utiliser les bureaux et que la présence physique au travail est devenue moins indispensable.